6 kỹ năng phản hồi đến nhân viên nhà quản lý cần có
- Thứ hai - 16/03/2020 20:41
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Một trong những trách nhiệm chính của nhà quản lý là đưa ra những phản hồi đến nhân viên để thúc đẩy quá trình học hỏi và phát triển của họ.
Nhiều người thường nghĩ, làm sếp thì sẽ có thể đưa ra ý kiến một cách thẳng thắn, không chút đắn đo. Tuy nhiên, kỹ năng phản hồi thiếu khéo léo hoàn toàn có thể gây khó chịu cho nhân viên, từ đó gây phản tác dụng. Dưới đây là một số điều cần chú ý khi đưa ra phản hồi, giúp nhân viên của bạn nhận ra vấn đề, tránh tái phạm và được tiếp thêm động lực.
Phản hồi trực tiếp đúng lúc, đúng nơi
Đầu tiên, luôn cố gắng phản hồi trực tiếp thay vì thông qua các phương tiện liên lạc như email, điện thoại... Điều đó tạo cảm giác không nghiêm túc và cũng dễ gây hiểu lầm. Tiếp theo, đừng trì hoãn việc đưa ra phản hồi và để sự việc trôi vào quên lãng. Nhưng cũng không nên đưa ra phản hồi khi bạn đang nóng giận, mất bình tĩnh. Với những phản hồi tích cực thì cần nhanh chóng kịp thời để động viên cấp dưới, thể hiện sự quan tâm, ghi nhận của bạn đối với những cố gắng của họ. Trong trường hợp phản hồi tiêu cực, hãy suy nghĩ thấu đáo và đưa ra phản hồi nếu nhận thấy đây là động thái cần thiết.
Ngoài ra, hãy nhớ nguyên tắc “khen công khai, phê bình kín đáo” để đưa ra phản hồi ở không gian phù hợp.
Thẳng thắn, trung thực và cụ thể
Các chuyên gia của trang tuyển dụng và tìm việc CareerLink.vn chia sẻ, khi đưa ra phản hồi, dù là tích cực hay tiêu cực, đừng “vòng vo” mà hãy đi thẳng vào vấn đề. Có thể đưa ra ví dụ cụ thể thay vì chỉ nói đại khái chung chung. Sự thật thì dễ mất lòng. Nhưng nhân viên của bạn cần biết sự thật để điều chỉnh công việc cho phù hợp và cải thiện bản thân tốt hơn. Đồng thời, không phải lúc nào nhân viên của bạn cũng hiểu ngay ra vấn đề. Do đó hãy cho họ đủ thông tin họ cần, ví dụ như sai lầm của họ đang ảnh hưởng cụ thể như thế nào đến công ty. Phản hồi càng cụ thể và rõ ràng thì càng có hiệu quả.
Mang tính xây dựng thay vì công kích cá nhân
Một điều rất cần chú ý khi đưa ra phản hồi tiêu cực đó là phải khách quan và mang tính đóng góp, xây dựng. Mục đích đúng đắn của kỹ năng phản hồi là tập trung cải thiện tình hình để hướng tới tương lai chứ không phải chì chiết, đổ lỗi cho nhân viên vì sự việc đã xảy ra trong quá khứ. Một nhà quản lý khéo léo sẽ không để cảm xúc chi phối, biết để ý giữ thể diện cho nhân viên và thể hiện được mong muốn đóng góp chân thành. Song song với việc phản hồi, hãy đưa ra những lời khuyên và chỉ dẫn để nhân viên thấy lời nói của bạn là thuyết phục và có thiện chí.
Phản hồi cả điều tốt và chưa tốt
Một số người có thói quen chỉ đưa ra những lời chê trách, còn với những điều đáng khen ngợi, họ tặc lưỡi bỏ qua vì coi đó là trách nhiệm đương nhiên của nhân viên. Nghiên cứu khoa học đã cho thấy việc nhận phản hồi tiêu cực với tần suất liên tục sẽ ảnh hưởng xấu đến tâm huyết của nhân viên. Chẳng nhà quản lý nào muốn nhân viên thấy mình là một người chỉ chuyên đi soi mói mà không công nhận nỗ lực của họ. Vì vậy, hãy dành cho nhân viên những lời khen đúng lúc, đúng chỗ để thêm tinh thần làm việc, nhưng cũng cần tránh “tâng bốc” quá đà mà khiến họ tự mãn. Còn khi gửi phản hồi tiêu cực, ngoài việc phân tích những điều chưa được, bạn cũng không nên bỏ qua những cố gắng và ưu điểm trong quá trình làm việc của nhân viên.
Chuẩn bị trước cho mọi tình huống
Trong nhiều trường hợp, nhân viên sẽ tỏ thái độ, từ chối tiếp nhận lời góp ý của bạn hay thậm chí chỉ trích lại công ty. Khi đó, bạn đừng mất bình tĩnh mà hãy lắng nghe họ trước, rồi tiếp tục phản hồi dựa theo tình hình. Nếu thiện chí của bạn không được đón nhận, phương án cuối cùng là phải cứng rắn. Bạn nên nhắc nhở họ cần có một thái độ phù hợp, đưa ra những dẫn chứng thuyết phục và phân tích cùng họ xem nguyên nhân thực sự nằm ở đâu. Chắc hẳn bạn không hề muốn mọi thứ diễn biến theo chiều hướng xấu đi nên hãy luôn là người chủ động dẫn dắt cuộc nói chuyện đó.
Đảm bảo việc phản hồi có hiệu quả
Nếu bạn phản hồi nhưng không mang lại kết quả khả quan nào thì thật vô nghĩa. Sau khi phản hồi, hãy tiếp tục theo dõi và hỗ trợ nhân viên đạt được những mục tiêu hai bên đã đặt ra cùng nhau. Bạn cũng có thể giữ bản thảo ghi lại các cuộc thảo luận, dựa vào cố gắng thay đổi của nhân viên mà xem xét việc sử dụng chúng khi đánh giá hiệu suất làm việc trong thời gian tới của nhân viên đó.
Kỹ năng phản hồi đến nhân viên đóng vai trò quan trọng như một chiến lược trong quản trị nhân sự. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn trở thành một quản lý tâm lý vàđáng ngưỡng mộ trong mắt mọi nhân viên!
Phản hồi trực tiếp đúng lúc, đúng nơi
Đầu tiên, luôn cố gắng phản hồi trực tiếp thay vì thông qua các phương tiện liên lạc như email, điện thoại... Điều đó tạo cảm giác không nghiêm túc và cũng dễ gây hiểu lầm. Tiếp theo, đừng trì hoãn việc đưa ra phản hồi và để sự việc trôi vào quên lãng. Nhưng cũng không nên đưa ra phản hồi khi bạn đang nóng giận, mất bình tĩnh. Với những phản hồi tích cực thì cần nhanh chóng kịp thời để động viên cấp dưới, thể hiện sự quan tâm, ghi nhận của bạn đối với những cố gắng của họ. Trong trường hợp phản hồi tiêu cực, hãy suy nghĩ thấu đáo và đưa ra phản hồi nếu nhận thấy đây là động thái cần thiết.
Ngoài ra, hãy nhớ nguyên tắc “khen công khai, phê bình kín đáo” để đưa ra phản hồi ở không gian phù hợp.
Thẳng thắn, trung thực và cụ thể
Các chuyên gia của trang tuyển dụng và tìm việc CareerLink.vn chia sẻ, khi đưa ra phản hồi, dù là tích cực hay tiêu cực, đừng “vòng vo” mà hãy đi thẳng vào vấn đề. Có thể đưa ra ví dụ cụ thể thay vì chỉ nói đại khái chung chung. Sự thật thì dễ mất lòng. Nhưng nhân viên của bạn cần biết sự thật để điều chỉnh công việc cho phù hợp và cải thiện bản thân tốt hơn. Đồng thời, không phải lúc nào nhân viên của bạn cũng hiểu ngay ra vấn đề. Do đó hãy cho họ đủ thông tin họ cần, ví dụ như sai lầm của họ đang ảnh hưởng cụ thể như thế nào đến công ty. Phản hồi càng cụ thể và rõ ràng thì càng có hiệu quả.
Mang tính xây dựng thay vì công kích cá nhân
Một điều rất cần chú ý khi đưa ra phản hồi tiêu cực đó là phải khách quan và mang tính đóng góp, xây dựng. Mục đích đúng đắn của kỹ năng phản hồi là tập trung cải thiện tình hình để hướng tới tương lai chứ không phải chì chiết, đổ lỗi cho nhân viên vì sự việc đã xảy ra trong quá khứ. Một nhà quản lý khéo léo sẽ không để cảm xúc chi phối, biết để ý giữ thể diện cho nhân viên và thể hiện được mong muốn đóng góp chân thành. Song song với việc phản hồi, hãy đưa ra những lời khuyên và chỉ dẫn để nhân viên thấy lời nói của bạn là thuyết phục và có thiện chí.
Phản hồi cả điều tốt và chưa tốt
Một số người có thói quen chỉ đưa ra những lời chê trách, còn với những điều đáng khen ngợi, họ tặc lưỡi bỏ qua vì coi đó là trách nhiệm đương nhiên của nhân viên. Nghiên cứu khoa học đã cho thấy việc nhận phản hồi tiêu cực với tần suất liên tục sẽ ảnh hưởng xấu đến tâm huyết của nhân viên. Chẳng nhà quản lý nào muốn nhân viên thấy mình là một người chỉ chuyên đi soi mói mà không công nhận nỗ lực của họ. Vì vậy, hãy dành cho nhân viên những lời khen đúng lúc, đúng chỗ để thêm tinh thần làm việc, nhưng cũng cần tránh “tâng bốc” quá đà mà khiến họ tự mãn. Còn khi gửi phản hồi tiêu cực, ngoài việc phân tích những điều chưa được, bạn cũng không nên bỏ qua những cố gắng và ưu điểm trong quá trình làm việc của nhân viên.
Chuẩn bị trước cho mọi tình huống
Trong nhiều trường hợp, nhân viên sẽ tỏ thái độ, từ chối tiếp nhận lời góp ý của bạn hay thậm chí chỉ trích lại công ty. Khi đó, bạn đừng mất bình tĩnh mà hãy lắng nghe họ trước, rồi tiếp tục phản hồi dựa theo tình hình. Nếu thiện chí của bạn không được đón nhận, phương án cuối cùng là phải cứng rắn. Bạn nên nhắc nhở họ cần có một thái độ phù hợp, đưa ra những dẫn chứng thuyết phục và phân tích cùng họ xem nguyên nhân thực sự nằm ở đâu. Chắc hẳn bạn không hề muốn mọi thứ diễn biến theo chiều hướng xấu đi nên hãy luôn là người chủ động dẫn dắt cuộc nói chuyện đó.
Đảm bảo việc phản hồi có hiệu quả
Nếu bạn phản hồi nhưng không mang lại kết quả khả quan nào thì thật vô nghĩa. Sau khi phản hồi, hãy tiếp tục theo dõi và hỗ trợ nhân viên đạt được những mục tiêu hai bên đã đặt ra cùng nhau. Bạn cũng có thể giữ bản thảo ghi lại các cuộc thảo luận, dựa vào cố gắng thay đổi của nhân viên mà xem xét việc sử dụng chúng khi đánh giá hiệu suất làm việc trong thời gian tới của nhân viên đó.
Kỹ năng phản hồi đến nhân viên đóng vai trò quan trọng như một chiến lược trong quản trị nhân sự. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn trở thành một quản lý tâm lý vàđáng ngưỡng mộ trong mắt mọi nhân viên!
HÀ PHƯƠNG